El último de los Títulos, el VI, del Real Decreto, por el que se desarrolla parcialmente la LAECSP, regula en detalle los documentos electrónicos y sus copias:
Características del documento electrónico:
Requisitos: contener información, archivada en soporte electrónico, que permita su individuación.
Adición de metadatos a los documentos electrónicos:
- Metadato es cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos.
- Los documentos electrónicos integrables en un expediente electrónico tendrán asociados metadatos para su identificación. Los metadatos mínimos obligatorios se especificarán en el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
Copias electrónicas de los documentos electrónicos realizadas por la AGE y organismos:
- Las copias electrónicas tendrán la eficacia jurídica del documento original.
- Se pueden generar copias electrónicas auténticas a partir de otras copias electrónicas auténticas.
- El órgano emisor del documento original deberá conservarlo, aunque se hayan generado copias electrónicas auténticas.
- Se considerará copia auténtica además el documento electrónico, autenticado con firma electrónica del órgano, resultado de integrar el contenido variable firmado y remitido por el ciudadano en el formulario correspondiente.
Copias electrónicas de documentos en soporte no electrónico:
- Imagen electrónica es el resultado de digitalizar un documento en soporte papel u toro que permita la obtención fiel de dicha imagen.
- Cuando la imagen sea realizada por la Administración tendrá la naturaleza de copia electrónica auténtica cuando sea copiado de un original o copia auténtica, autorizado con firma electrónica, en formatos aprobados, incluya los metadatos oportunos y lo haga el órgano competente.
Copias en papel de documentos electrónicos:
Para que sean copias auténticas se requiere que el documento electrónico copiado sea original o copia auténtica, que se imprima en el mismo documento un código generado electrónicamente para verificación y que lo haga órgano competente.
Destrucción de documentos en soporte electrónico:
Requiere resolución del órgano responsable del procedimiento, previo el oportuno expediente. La resolución requerirá informe previo de la respectiva Comisión Calificadora de Documentos Administrativos y dictamen favorable de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
Referencia temporal de los documentos administrativos electrónicos:
Se asociará a los documentos administrativos electrónicos una de estas modalidades de referencia temporal:
- Marca de tiempo, asignación por medios electrónicos de fecha y hora.
- Sello de tiempo, asignación por medios electrónicos de fecha y hora con la intervención de un prestador de servicios de certificación.
Se regulará por real decreto lo referido a la prestación de servicios de certificación en esta materia.
Imágenes electrónicas aportadas por los ciudadanos:
Requieren la utilización de firma electrónica avanzada. Se podrá requerir el original para cotejo.
Obtención de copias electrónicas de documentos electrónicos:
Los ciudadanos tienen derecho a la obtención de dichas copias, que podrá realizarse mediante extractos de los documentos.
Obtención de copias electrónicas a efectos de compulsa:
La oficina receptora, si cuenta con los medios necesarios, deberá proceder a la obtención de copia electrónica de los documentos a compulsar. Estas copias digitalizadas serán firmadas electrónicamente y tendrán carácter de copia compulsada.
Archivo electrónico de documentos:
Se deberán conservar en soporte electrónico todos los documentos electrónicos. Se hará de forma unitaria o mediante la inclusión de su información en bases de datos, siempre que se pueda reconstruir el original.
Conservación de documentos electrónicos:
- Es responsable cada órgano administrativo de acuerdo con la normativa vigente.
- Se realizarán las necesarias operaciones de conversión y el copiado auténtico con cambio de formato según el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
Expediente electrónico:
- La formación del expediente electrónico será responsabilidad del órgano que indique la normativa o en su defecto del encargado de la tramitación.
- Los expedientes electrónicos que deban ser puestos a disposición dispondrán deberán:
o Disponer de código para identificación
o Llevar un índice electrónico, firmado electrónicamente
o Estructura y formato se sujetarán a lo que establezca el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
o Estar integrados por documentos electrónicos que podrán formar parte de distintos expedientes y pueden incluir asimismo otros expedientes electrónicos.
o Ajustarse a formato o formatos de larga duración.
Características del documento electrónico:
Requisitos: contener información, archivada en soporte electrónico, que permita su individuación.
Adición de metadatos a los documentos electrónicos:
- Metadato es cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos.
- Los documentos electrónicos integrables en un expediente electrónico tendrán asociados metadatos para su identificación. Los metadatos mínimos obligatorios se especificarán en el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
Copias electrónicas de los documentos electrónicos realizadas por la AGE y organismos:
- Las copias electrónicas tendrán la eficacia jurídica del documento original.
- Se pueden generar copias electrónicas auténticas a partir de otras copias electrónicas auténticas.
- El órgano emisor del documento original deberá conservarlo, aunque se hayan generado copias electrónicas auténticas.
- Se considerará copia auténtica además el documento electrónico, autenticado con firma electrónica del órgano, resultado de integrar el contenido variable firmado y remitido por el ciudadano en el formulario correspondiente.
Copias electrónicas de documentos en soporte no electrónico:
- Imagen electrónica es el resultado de digitalizar un documento en soporte papel u toro que permita la obtención fiel de dicha imagen.
- Cuando la imagen sea realizada por la Administración tendrá la naturaleza de copia electrónica auténtica cuando sea copiado de un original o copia auténtica, autorizado con firma electrónica, en formatos aprobados, incluya los metadatos oportunos y lo haga el órgano competente.
Copias en papel de documentos electrónicos:
Para que sean copias auténticas se requiere que el documento electrónico copiado sea original o copia auténtica, que se imprima en el mismo documento un código generado electrónicamente para verificación y que lo haga órgano competente.
Destrucción de documentos en soporte electrónico:
Requiere resolución del órgano responsable del procedimiento, previo el oportuno expediente. La resolución requerirá informe previo de la respectiva Comisión Calificadora de Documentos Administrativos y dictamen favorable de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
Referencia temporal de los documentos administrativos electrónicos:
Se asociará a los documentos administrativos electrónicos una de estas modalidades de referencia temporal:
- Marca de tiempo, asignación por medios electrónicos de fecha y hora.
- Sello de tiempo, asignación por medios electrónicos de fecha y hora con la intervención de un prestador de servicios de certificación.
Se regulará por real decreto lo referido a la prestación de servicios de certificación en esta materia.
Imágenes electrónicas aportadas por los ciudadanos:
Requieren la utilización de firma electrónica avanzada. Se podrá requerir el original para cotejo.
Obtención de copias electrónicas de documentos electrónicos:
Los ciudadanos tienen derecho a la obtención de dichas copias, que podrá realizarse mediante extractos de los documentos.
Obtención de copias electrónicas a efectos de compulsa:
La oficina receptora, si cuenta con los medios necesarios, deberá proceder a la obtención de copia electrónica de los documentos a compulsar. Estas copias digitalizadas serán firmadas electrónicamente y tendrán carácter de copia compulsada.
Archivo electrónico de documentos:
Se deberán conservar en soporte electrónico todos los documentos electrónicos. Se hará de forma unitaria o mediante la inclusión de su información en bases de datos, siempre que se pueda reconstruir el original.
Conservación de documentos electrónicos:
- Es responsable cada órgano administrativo de acuerdo con la normativa vigente.
- Se realizarán las necesarias operaciones de conversión y el copiado auténtico con cambio de formato según el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
Expediente electrónico:
- La formación del expediente electrónico será responsabilidad del órgano que indique la normativa o en su defecto del encargado de la tramitación.
- Los expedientes electrónicos que deban ser puestos a disposición dispondrán deberán:
o Disponer de código para identificación
o Llevar un índice electrónico, firmado electrónicamente
o Estructura y formato se sujetarán a lo que establezca el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
o Estar integrados por documentos electrónicos que podrán formar parte de distintos expedientes y pueden incluir asimismo otros expedientes electrónicos.
o Ajustarse a formato o formatos de larga duración.
1 comentario:
Me parece muy interesante el esfuerzo de síntesis que estás realizando sobre el Decreto. El tema de documentos electrónicos se ha modificado algo con respecto a lo que decía la Ley ¿no? Al menos eso es lo que hemos deducido de una primera lectura mis compañeros y yo, en el marco del proyecto que estamos desarrollando. Un saludo cordial.
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